Nécessité d’utilisation d’un logiciel RH pour votre entreprise

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De nos jours, si vous voulez que votre projet connaisse une réussite, vous devez vous aider d’un logiciel RH. Il y a des logiciels RH systématiques, qui offrent la possibilité de gérer les horaires, les fonctions, les permissions, les notes de frais et les absences des salariés. Et d’autres plus spécifiques, permettent de manager la programmation des formations, des aptitudes, de l’évolution d’embauche, etc. Pour avoir un avant-goût de ces programmes, vous pouvez faire des simulations gratuites en ligne.

Comment se présente cette aide ?

Vu que les Ressources Humaines tiennent un rôle primordial dans l’administration du personnel, il est donc nécessaire de faire appel à des progiciels RH adaptés. Ces derniers ont pour unique but, de perfectionner et de standardiser l’administration des activités des salariés actuels et futurs. La plupart du temps, cet outil est doté d’un annuaire interne très complet.

Agenda interne de votre organisation

Pour exceller dans son domaine, votre société doit mettre à jour ses informations. Avec la version papier, cette tâche risque d’être un vrai enfer. C’est là que le logiciel RH, montre ses capacités. Votre rôle se limite, à la vérification de la véracité des informations que vos salariés y insèrent. Après, l’outil de gestion RH, s’occupe de bien les enregistrer et de les rendre accessibles aux personnes concernées.

Un des buts de l’outil RH

Le but de cet outil est de pouvoir rassembler la totalité des données utiles tout au long de la vie professionnelle de l’employé. Ces données sont rassemblées en deux catégories.

A titre professionnelle

Cette partie est composée de l’identité professionnelle de l’utilisateur. On y distingue son numéro joignable, son responsable, son contrat de travail, et tout ce qui peut le situer dans votre société.

A titre personnelle

C’est un peu comme sa CIN, mais en un peu plus approfondi. On y trouve ses coordonnées personnelles (noms, prénoms,…), son numéro de sécurité social et les données liées à sa naissance (lieu, date, nationalité,…).

Accès multiples

La plupart des informations, que contient l’outil de gestion RH, sont accessibles par tous les employés. Cette fonctionnalité permet une communication et des échanges plus fluides, au sein de votre organisation.

Grâce à ces échanges, vos salariés auront la possibilité de se situer exactement dans l’organigramme de votre entreprise. De plus, toujours à l’aide de ces données, vos salariés ont le pouvoir de se contacter entre eux, ou de contacter leur responsable en cas de force majeur. Par cela, ils prennent conscience de leur place et de leur valeur pour le bon fonctionnement de la structure.

Toutefois, les informations délicates ou personnelles, ne sont accessibles que pour les responsables RH.

Normes que doit suivre le logiciel RH

Etant un outil capable de s’ajuster, le logiciel RH doit désormais se plier aux nouvelles réformes européennes RGPD. Ce Règlement général sur la protection des données, stipule que les dossiers insérés dans l’outil de gestion RH, doivent être confinés dans un lieu entièrement sécurisé. Ainsi, seuls les individus que vous permettrez pourront y accéder. Même l’employé qui voudra consulter ses dossiers, ne pourra y accéder sans votre accord.

Implications du RGPD pour les RH

L’année 2018, marque l’acceptation du RGPD par l’Union européenne. Ces dernières normes toucheront toutes les sociétés qui manipulent les informations personnelles de citoyens européens. Toute violation du RGPD, entraînera automatiquement des sanctions, pouvant aller jusqu’à 20 millions d’euros soit 4% du chiffre d’affaires mondial. Votre entreprise a donc intérêt, à adopter au plus vite, ces nouvelles réglementations.

Vu le besoin de flexibilité des entreprises dans les systèmes de données, l’application du RGPD aura de fortes impactes sur les ressources humaines et l’administration du personnel. Voici les grandes lignes de ces nouvelles lois.

Autorisation obligée

Si auparavant, vous aviez déjà l’accord de vos salariés, pour garder leurs informations, le RGPD exige désormais l’obtention d’une autorisation « spécifique, claire et univoque ». De ce fait, les accords signés par vos employés doivent être reformulés pour vérifier la véracité des données réunies.

De plus, vous devez permettre à vos employés, de changer leur accord à tout moment. Votre entreprise a donc besoin d’un système qu’on peut aisément modifier.

Période de conservation des informations

Au nom du RGPD, les organisations ne doivent garder les données que si elles en ont besoin. Prenons pour exemple, le cas des intérimaires. Du fait de leur état de fonction, ils ne resteront pas longtemps au sein de votre société. Alors, une fois qu’ils l’auront quitté, vous ne pourrez garder leurs informations que s’ils vous en donnent leurs permissions.

Projet défini du traitement des données

Le RGPD restreindra aussi, la manipulation des données personnelles des salariés par les responsables RH. En d’autres termes, les organisations ont pour obligation de préciser l’utilité des données personnelles du salarié, et ne pourront les utiliser pour aucun autre motif.

Ce point risque de déranger le développement des sociétés qui font appel à des experts indépendants, en les empêchant d’archiver leurs informations personnelles sans leur accord.

Alertes de vols des données

Ce nouveau règlement, est issu de la volonté de contrer les piratages et cyber attaques. En effet, les créateurs du RGPD, s’alarment de plus en plus de l’insouciance des sociétés face aux cybercriminels. En plus de l’absence de mesures de défense pour elles-mêmes, les organisations, négligent la protection des informations dont elles disposent. Ainsi, le RGPD les forcera à aviser tout individu touché d’un vol de données dans une durée de 72h après la découverte.

Contrôle des casiers judiciaires

Le nouveau RGPD réfute le contrôle régulier des casiers de chacun des employés. Même avec l’accord de ces derniers, une telle démarche ne peut être légale.

Codage des informations

Toutes les données à connotations personnelles devront être manipulées avec délicatesse. Pour suivre à la lettre le RGPD, il est indispensable de chiffrer les échanges d’informations et e-mails. De cette manière, les cybers attaques sont éloignés.

Pour terminer, il vous serait préférable d’évaluer la totalité de l’évolution d’archivage de vos données RH. Cela vous offre la possibilité de contrôler l’ajustement de votre société au RGPD.

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